3 Cara Praktis Menggunakan Data Validation Excel

Dalam dunia modern yang begitu kompleks, data menjadi nyawa dari hampir segala aspek pekerjaan dan kehidupan kita. Terlebih lagi, dalam Worksheet Excel yang telah menjadi sahabat setia banyak profesional. Tools spreadsheet milik Microsoft memiliki fitur validation data yang dapat menjaga konsistensi data. Bagaimana cara menggunakan fitur ini? Yuk kita pelajari bersama.

Apa itu Data Validation Excel ?

Data Validation adalah sebuah tools yang sangat berharga ketika Kamu ingin sharing Workbook dengan orang lain dan ingin data yang dimasukkan menjadi akurat dan konsisten. Fungsi dari data validation ini adalah untuk meminimalisasi kesalahan entri data atau input data ke dalam cells Microsoft Excel.

Manfaat Menggunakan Data Validation ?

Dalam pekerjaan sehari hari, Kamu dapat menggunakan data validation untuk hal-hal berikut:

1. Membatasi entri cells ke item yang telah ditentukan sebelumnya dalam list — Misalnya, Kamu dapat membatasi pilihan provinsi hanya di Indonesia menjadi Sumatra Barat, Jawa Tengah, Kalimantan Timur, Jawa Timur, Jawa Barat, Papua dan lain sebagainya.
2. Membatasi angka dalam rentang tertentu — Contohnya, Kamu dapat menentukan batas maksimum persentase yang dapat dimasukkan untuk kenaikan target profit sales, misalnya 7%, atau hanya mengizinkan angka bulat antara 5 hingga 45.
3. Membatasi tanggal di luar jangka waktu tertentu — Misalnya, dalam permintaan cuti karyawan, Kamu dapat mencegah seseorang memilih tanggal sebelum tanggal hari ini.
4. Membatasi waktu di luar jangka waktu tertentu— Misalnya, Kamu dapat menentukan jadwal pertemuan antara pukul 08.00 pagi hingga 11.00 sore.
5. Membatasi jumlah karakter text — Misalnya, Kamu dapat membatasi teks yang diizinkan dalam sebuah sel menjadi 25 karakter atau kurang.
6. Memvalidasi data berdasarkan rumus atau nilai dalam sel lain — Misalnya, Kamu dapat menggunakan data validation untuk menetapkan batas maksimum komisi dan bonus berdasarkan nilai proyeksi gaji keseluruhan. Jika pengguna memasukkan jumlah di atas batas tersebut, mereka akan melihat pesan kesalahan.

Cara Menggunakan Data Validation Excel

Berikut cara untuk membatasi isi dari sebuah cells dengan menggunakan data validation :

Contoh Kasus

Dalam kasus ini kita akan membatasi isi dari cells antara 1 sampai 20.

Membuat Data Validation Rules

1. Pilih cells C2.
2. Pada Data Tab, di dalam Data Tools Group, click Data Validation
   Pada setting tab:
3. Dalam list Allow, pilih Whole number.
4. Dalam list Data, pilih between.
5. Kemudian masukkan Minimum angka 1, dan maksimum values 20.
   

Menambahkan Input Message

Input message muncul ketika kamu memilih cell C2 dan memberi tahu apa yang seharusnya diinput.

Pada tab Input Message :

1. Centang “Show input message when cell is selected”
2. Masukkan Judulnya.
3. Masukkan Input Message.
   
4. Klik OK.

Menambahkan Error Alert

Jika kamu mengabaikan input message dan memasukkan angka yang tidak valid, kamu dapat menampikan kepada sebuah error alert.

Pada tab Error Alert :

1. Centang “Swho error alert after invalid data is entered”
2. Masukkan Judulnya.
3. Masukkan Error Message.
   
4. Klik OK.

Hasil Data Validation.

1. Arahkan kursor ke cells C2.
   
2. Coba masukkan angka selain 1 sampai 20.
   

Voila, kamu berhasil menggunakan fitur Data Validation. Semoga tutorial ini bermanfaat untuk kamu yang sedang belajar tentang Data Validation Excel.

Boby Rahmawan

Berbagai Catatan Tutorial Memanfaatkan Teknologi